Dokumentation bedeutet nach einer bestimmten Vorgabe Informationen zu erschließen und damit eine verlässliche Datengrundlage im Unternehmen einzurichten.
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Über die Dokumentation werden unternehmensrelevante Informationen gesichert.
Hier findet Sorgfalt und Detailtreue bei der Recherche den berechtigten Stellenwert. Über gute Dokumentationsarbeit entsteht bereits von Beginn an eine hochwertige Datenbasis im unternehmerischen Informationssystem als valide Grundlage. Zeitintensive Pflegearbeiten im Verlauf werden dadurch weitgehend vermieden.
Informationen, die im Unternehmen nicht digital fixiert sind, können bei der systemischen Weiterentwicklung nicht berücksichtigt werden. Und genau darin liegt die Herausforderung: im rechten Maß. Oftmals werden zu viele Informationen und Details erhoben. Dabei ist jede Datenerhebung ein speicher- und zeitintensiver Prozess.
Zudem kann es durch lange Datenverarbeitungswege durchaus passieren, dass sich im Verlauf der Bezug zu den Daten verliert und digitale Inhalte im Unternehmen nicht mehr interpretiert werden können. Dadurch werden Daten im Unternehmen wertlos.
Deshalb ist wichtig bereits bei der Datenerhebung zu wissen, wie die Daten im Betrieb weiter eingesetzt werden. Diese Bezüge werden in der Dokumentation gesetzt.
Es geht in der Dokumentation um Datensparsamkeit, um einen klaren Urheberbezug und eine gültige Zweckbindung.